A partire dal 1998 la Banca d’Italia ha avviato una lunga fase di produzione normativa (che sotto certi versi si sta ancora completando) per la regolamentazione del Sistema dei controlli interni delle banche e degli altri intermediari finanziari. Tale fase ha inizio con l’emanazione della Circolare n° 4 del 29 Marzo 1998, la quale, per le notevoli difficoltà a seguito incontrate dagli intermediari nella First Time Application (che prevedeva una serie di interventi necessari per la regolazione della struttura e l’organizzazione del sistema dei controlli nonché l’invio di una relazione annuale alla BI sullo stato attuale dello stesso) ha visto il susseguirsi di ben 145 aggiornamenti che hanno reso necessaria una completa riedizione della Circolare.
Tale riedizione è avvenuta il 21 Aprile 1999 con l’emanazione della Circolare Banca d'Italia n° 229 la quale definisce il sistema dei controlli interni come l'insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative che mirano ad assicurare il rispetto delle strategie aziendali e il conseguimento delle seguenti finalità:
— efficacia ed efficienza dei processi aziendali (amministrativi, produttivi, distributivi);
— salvaguardia del valore delle attività e protezione dalle perdite;
— affidabilità e integrità delle informazioni contabili e gestionali;
— conformità delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza nonché con le politiche, i piani, i regolamenti e le procedure interne.
Le banche in virtù di ciò devono porre in essere soluzioni organizzative che:
— assicurino la necessaria separatezza tra le funzioni operative e quelle di controllo ed evitino situazioni di conflitto di interesse nell'assegnazione delle competenze;
— siano in grado di identificare, misurare e monitorare adeguatamente tutti i rischi assunti o assumibili nei diversi segmenti operativi;
— stabiliscano attività di controllo a ogni livello operativo e consentano l'univoca e formalizzata individuazione di compiti e responsabilità, in particolare nei compiti di controllo e di correzione delle irregolarità riscontrate;
— assicurino sistemi informativi affidabili e idonee procedure di reporting ai diversi livelli direzionali ai quali sono attribuite funzioni di controllo;
— garantiscano che le anomalie riscontrate dalle unità operative, dalla funzione di revisione interna o da altri addetti ai controlli siano tempestivamente portate a conoscenza di livelli appropriati dell'azienda (del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale, se significative) e gestite con immediatezza;
— consentano la registrazione di ogni fatto di gestione e, in particolare, di ogni operazione con adeguato grado di dettaglio, assicurandone la corretta attribuzione sotto il profilo temporale.
Inoltre si prescrive che il sistema dei controlli interni venga periodicamente soggetto a ricognizione e validazione in relazione all'evoluzione dell'operatività aziendale e al contesto di riferimento.
Tale piano di interventi avrebbe dovuto assicurare, entro un lasso ragionevole di tempo, l’adeguamento alle prescrizioni della Banca d’Italia ma, l’eccessiva generalità con cui l’assetto dei controlli interni era stato trattato nelle precedenti Circolari e la necessità di cercare qualcuno da responsabilizzare in materia di controlli, ha reso necessari ulteriori indicazioni e chiarimenti effettuati dalla stessa istituzione mediante articoli e lettere di chiarimento. Il più importante di questi, la “lettera” del 5 Novembre 1999 “La vigilanza sugli assetti organizzativi delle banche “ (che in realtà è un articolo pubblicato nel bollettino statistico della Banca d’Italia) è stata la più importante di questi nel definire chiaramente una volta per tutte il ruolo della funzione di Controllo di Gestione in banca. Quest’ultima, viene così frazionata in 5 sottosistemi:
• Sistema dei controlli interni
• Sistema informativo contabile
• Gestione del personale
• Pianificazione strategica
• Programmazione e controllo di gestione
Le ultime due funzioni rappresentano i principali attori del processo di controllo in banca, intervenendo nella definizione, revisione e controllo delle linee strategiche e dei relativi investimenti (incluse le eventuali modifiche organizzative) definendo delle procedure che consentono alle strutture di vertice di guidare l’andamento delle diverse aree operative. Tale imprescindibile ruolo può essere efficacemente evidenziato come di seguito focalizzando il ruolo svolto dall’uomo di pianificazione strategica (di Programmazione e controllo se parliamo di definizione di obiettivi di breve termine) nelle varie fasi di articolazione del Piano di Budget annuale (sotto le linee del piano strategico pluriennale, solitamente redatto ogni tre anni in banca):
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